リモート・テレワークを頑張って整備し、ビデオ会議やチャットツール、ペーパレス環境をなんとか導入できた１年目を終え、リモートワーク２年目に突入した企業から、共通のお悩みが聞こえてくるようになりました。
新しく入った人がチームで活躍できていない
コロナ禍でテレワーク環境を導入したときは、多くの場合すでに出来上がってるチームのリモート化を推進するための施策がメインでした。しかし、２年目に入ると今まで見えてこなかった問題が現れてきました。
新卒・中途入社組や、異動で入ってきた人が例年ほど活躍できていない、いやその前に、あんまり話したことないから人柄さえわからない人もいて・・・
といった、メンバーの入れ替わりによるチームワークの低下が多くの企業で課題になっています。
テレワーク２年目企業のリアルな声
新入社員Aさん「移動から数日はPCのセットアップなどでオフィスに出社してましたが、部署の出社率目標があるのですぐにテレワークに。定例会議で見かけるメンバー以外この部にどんな人がいるかもわからないです」
部内で担当替えしたBさん「春まではわりと一人で黙々とこなせる仕事だったので問題なかったのですが、新規企画の担当になってからが大変で、営業やコンプラなど誰に相談していいかわからない課題がたくさんで、こういうときにテレワークだとしんどいと感じました」
20人程度のマネージャーCさん「ぶっちゃけコンディションが悪いメンバーが増えている気がします。出社してると声がかけやすいのですが、毎日顔を合わせているわけでもないのでずっと会ってない人には個別にビデオ会議入れています。でも、ビデオ会議だと改まっちゃって・・・」
人事部門のDさん「例年やってる研修類は全部オンラインでやったけど、やっぱり微妙ですね。ここ１年で入社してくれた人は社内でも横のつながりとかができてなくて、孤立しやすいという話が出ています」
リモートでも関係性の質を上げられるか
一人でできるタスクはあまり問題ではないものの、チームワークが必要だったり、部署間の調整が多く発生する業務では、テレワーク環境でかなり苦戦していることが分かりました。
実は、チームが成果を上げるために必要とされる「関係性の質」（ダニエル・キム教授の成功循環モデルより）がテレワークによって上がりづらいということが問題でした。
そこで今回は、mycrewを使って関係性の質を上げる方法をご紹介します
朝の挨拶を全員で行う
拍子抜けするかもしれませんが、テレワークで一番失われているのは「同僚と声を掛け合う」ということなのです。その一番簡単な方法が挨拶です。
しかしビデオ会議では、全員が同時に発言すると音が混ざって聞こえづらく、チャットでは画面が流れてしまい業務の邪魔になってしまいます。mycrewを使うと「いまなにしてる？」をつぶやくフキダシ機能で、出社してすぐに挨拶を交わすことができます。
これだけで、今週着任したばかりの人も同僚と声を掛け合うことが簡単にできます。そのままチャットで雑談したり、「これから企画ミーティングするけど、よかったら同席しない？」とチームの輪の中にさっそく呼ぶことができます。
さらに、勤務時間が異なる場合やみんなで集合したいときは、フロアボードとよばれる専用のチャットに書き込むと、メンバー全員にPush通知が飛ぶため、すぐに集まることもできます。
「いま何してる？」がとにかくわかる
テレワークでは、ほかの人が会議をしていてもなかなか気づけません。カレンダーで新しい部署の同僚を眺めていても、権限設定によっては見れないこともあったりしますよね。mycrewのデスクトップ版を使うと、いま使っているアプリケーションがアイコンで表示されるので、同僚の様子をかんたんに知ることができます。
ビデオ会議アイコンなら「いまは返事が出来なさそう」とか、mycrewアイコンなら「いまなら話せそう」と一目でわかります。よくある「ステータスはオンラインなのに返事がない」といった不信感を生む原因を排除できます。
話しながら作業もできるVoiceフロア
最後にオススメなのが、「作業通話」とも呼ばれる音声会議をつなぎっぱなしでそれぞれ資料作成などの作業を行う方法です。これはリアルなオフィスに近い感覚とお客様からも一気に活用が広がっている方法です。
ポイントとしては、チームで週に3つか4つ枠を決めて、この時間はmycrewのVoiceフロアに集まるという時間を設けることです。Voiceフロアとは近くにいる人の声が聞こえ、遠くの話し声もかすかに聞こえるため、まるでオフィスにいるように会話をしながら作業をすることができます。
ルールは時間以外ありません。雑談をしてもいいですし、雑談を聞きながら黙々と作業して、たまに会話に入るだけでも良いでしょう。顔を見る必要はないので画面いっぱいに資料を広げても大丈夫です。フロアボードでいま開いている資料のリンクを送ってみて、みんなで見ながら話してもいいですね。
チームワークの時間を増やす
テレワークではどうしても、フォーマルな「会議」ばかりになりがちです。しかし、出社しているときは誰かの席に集まって一緒に資料を仕上げたり、たまたま通りがかったメンバー同士がプロジェクトの進行を共有したりといった時間も多くありました。mycrewのVoiceフロアでチームワークする時間を取り戻しましょう！